Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Johor

 PENGIKLANAN JAWATAN KOSONG

• Menerima surat dari Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (SUKJ,BPSM) yang memaklumkan mengenai kekosongan jawatan yang perlu diisi di dalam perkhidmatan awam Johor.
• Menyerahkan surat kepada Pembantu Tadbir (Bahagian Pengambilan) untuk membuat tindakan selanjutnya.
• Memasukkan surat ke dalam fail.
• Menyediakan draf iklan sebagaimana mengikut kekosongan jawatan yang perlu disiarkan di dalam akhbar. (Bagi jawatan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah dan Bukan Siswazah, pengiklanan jawatan tertakluk kepada Pejabat SUKJ, BPSM dan Jabatan Agama Islam Negeri Johor).
• Menyerahkan draf iklan yang sudah siap kepada Jurutaip.
• Menaipkan draf iklan yang diterima ke dalam format yang sesuai.
• Menyemak kembali draf iklan yang sudah ditaip untuk memastikan semua maklumat adalah tepat dan lengkap sebelum menyerahkan kepada Setiausaha.
• Menyemak draf iklan akhir dan memberi kelulusan sebelum disiarkan di dalam akhbar.
• Menetapkan agensi akhbar untuk mengiklankan kekosongan jawatan tersebut.
• Menghubungi agensi pengiklanan yang ingin diiklan untuk mengesahkan tarikh pengiklanan, harga dan draf iklan.
• Mengeluarkan pesanan kerajaan untuk penyiaran iklan tersebut.
• Memastikan iklan yang disiarkan di dalam akhbar itu adalah seperti yang telah didrafkan dan maklumat adalah tepat serta disimpan satu salinan dalam fail.
• Menerima invois dan Pesanan Kerajaan daripada agensi pengiklanan dan seterusnya laksanakan proses pembayaran.

 PEMILIHAN CALON-CALON UNTUK DIPANGGIL TEMU DUGA

• Mengeluarkan Borang SPAJ.01 kepada calon-calon yang memohon jawatan kosong.
• Menerima kembali borang SPAJ.01 yang telah diisi oleh calon melalui pos biasa / daftar / serahan tangan.
• Borang yang lewat diterima tidak akan diproses.
• Mencop tarikh penerimaan dan mengasingkan borang permohonan antara calon awam dan calon sedang berkhidmat dengan kerajaan.
• Menyusun borang-borang permohonan pada rak dan kotak yang disediakan.
• Permohonan yang tidak lengkap akan dikeluarkan dan diasingkan di tempat yang disediakan.
• Borang yang lengkap akan dikumpulkan mengikut jawatan yang dipohon dan diletak di dalam rak dan kotak yang dilabelkan dengan nama jawatan tersebut.
• Melakukan proses pemilihan calon peringkat awal berdasarkan kepada kelayakan akademik, pengalaman dan lain-lain kriteria yang ditetapkan untuk setiap jawatan.
• Mengasingkan borang calon-calon yang layak dan tidak layak. Calon-calon yang tidak layak akan ditolak.
• Menyediakan kertas kerja yang mengandungi jumlah calon yang layak dan tidak layak mengikut kriteria-kriteria tertentu untuk dibentangkan kepada panel didalam Mesyuarat Tapisan.
• Menyerahkan borang calon-calon yang telah berjaya dipilih itu kepada Setiausaha.
• Melakukan pemilihan peringkat 'Short-Listing' keatas calon-calon yang berjaya dipilih pada peringkat awal untuk tujuan dipanggil temu duga.
• Membuat tempahan bilik mesyuarat dan perancangan jadual temu duga.
• Menyediakan surat panggilan temu duga kepada calon-calon yang berjaya dipilih untuk dipanggil temu duga.
• Menfailkan surat panggilan temu duga dan borang-borang calon.
• Menyediakan Borang Penilaian Temu duga, Prestasi Temuduga dan lain-lain dokumen yang berkaitan untuk diserahkan kepada panel dan Setiausaha pada hari temu duga.

 URUSAN TEMU DUGA DAN PELANTIKAN

• Menjalankan pendaftaran bagi calon-calon yang hadir untuk ditemu duga dengan mengisi borang cheklist.
• Mengadakan proses temu duga ke atas calon-calon yang hadir. Markah temu duga hendaklah diisi oleh panel Suruhanjaya dalam borang Penilaian Prestasi Temu duga. Setiausaha hadir di dalam temu duga sebagai Urusetia Temuduga.
• Menyediakan draf 'keputusan' temu duga dan menyerahkan kepada Setiausaha untuk semakan.
• Semakan draf oleh Setiausaha dan memberi pengesahan.
• Menyediakan Kertas Kerja Pelantikan calon-calon yang telah ditemu duga untuk dibawa ke Mesyuarat Pelantikan. Borang Markah Temu duga dipecahkan mengikut tarikh temu duga dan merit markah tertinggi.
• Panel Suruhanjaya akan mengadakan Mesyuarat Pelantikan untuk membuat perbincangan dan keputusan akhir keatas calon-calon yang telah ditemu duga dan menyerahkan keputusan calon yang berjaya, simpanan dan gagal kepada Setiausaha. Setiausaha dan Pembantu Tadbir Bahagian Pengambilan turut serta dalam mesyuarat tersebut sebagai Urusetia.
• Membuka dan mendaftarkan fail peribadi bagi calon yang berjaya dilantik.
• Menyediakan surat tawaran perlantikan kepada calon-calon yang telah berjaya dilantik untuk mengisi kekosongan jawatan dan juga surat makluman kepada calon simpanan dan calon yang tidak berjaya. Surat tersebut hendaklah ditandatangani oleh Setiausaha.
• Mengeluarkan Surat Tawaran pelantikan kepada calon yang berjaya berserta dokumen sebagaimana di bawah dan salinan kepada Pejabat SUKJ (BPSM):
  i. Surat setuju terima pelantikan
  ii Surat akuan.
  iii. Pemeriksaan doktor untuk pelantikan ke Perkhidmatan Kerajaan
  iv. Borang Pengisytiharan Harta
  v.Surat Aku Janji
  vi. Borang Soalan Keselamatan (Hanya untuk Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan 1).
• Mengemaskinikan Minit Mesyuarat Pelantikan. Minit mesyuarat hendaklah disediakan oleh Setiausaha dan disahkan oleh Pengerusi Suruhanjaya. Minit mesyuarat tersebut akan disahkan dalam Mesyuarat Pelantikan yang akan datang.
• Menerima Surat Setuju Terima daripada calon yang ditawarkan. Jika ada calon yang menolak tawaran, maklumkan kepada Suruhanjaya pada Mesyuarat Pelantikan akan datang untuk melantik calon simpanan bagi jawatan tersebut.
• Mengemukakan salinan Surat Setuju Terima dan Surat Tawaran Pelantikan kepada Pejabat SUKJ (BPSM) untuk tujuan penempatan.
• Menerima salinan surat penempatan calon yang telah dilantik daripada Pejabat SUKJ (BPSM).
• Menerima surat pengesahan tarikh lapor diri oleh calon yang telah dilantik daripada Ketua Jabatan berserta penyerahan dokumen berikut :
  i. Borang Pemeriksaan Doktor(Borang Am 402-Pin. 4/87)
  ii. Surat Akuan Sumpah.
  iii. Borang Soalan Keselamatan(Bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Sokongan 1). Borang Soalan Keselamatan tersebut hendaklah dihantar kepada Ketua Pegawai Keselamatan Malaysia, Jabatan Perdana Menteri untuk tapisan keselamatan.
  Memasukkan segala dokumen ke dalam fail peribadi. Jika ada calon yang tidak melaporkan diri sebagaimana diarahkan, maklumkan kepada Suruhanajaya pada Mesyuarat Perlantikan akan datang untuk melantik calon simpanan bagi jawatan tersebut. Jika terdapat kekosongan jawatan dalam tempoh yang ditetapkan, maka perlantikan boleh dilakukan dikalangan calon simpanan sedia ada.
• Mengeluarkan surat pengesahan pelantikan rasmi kepada pegawai berkenaan melalui Ketua Jabatan sekiranya dokumen di atas memenuhi syarat pengesahan lantikan.
• Menyimpan fail peribadi calon yang dilantik.